NF X46-010 : le processus de certification expliqué par GLOBAL Certification®

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Une fois le système qualité « amiante » de l’entreprise développé, et après avoir établi un contrat de prestation de certification avec GLOBAL Certification®, il est possible d’envisager la certification de l’entreprise sous-réserves de respecter les étapes suivantes :

Recevabilité

  • Délai : fonction de l’entreprise – suivant transmission du dossier
  • Durée : Analyse documentaire par GLOBAL Certification® - maximum 6 semaines.

Il s’agit d’une étape documentaire – Chez GLOBAL Certification®, un auditeur va analyser le système documentaire transmis par l’entreprise et va vérifier la présence de tous les éléments relevant des exigences de la norme NF X46-010 – exemple : exigence du § 5.6.3 Suivi médical – l’auditeur va vérifier qu’une procédure/instruction de l’entreprise permet de s’assurer du suivi médical des salariés de l’activité amiante. L’auditeur va également vérifier que les aptitudes médicales des salariés présents dans l’entreprise ont bien été réalisées.

A la suite de cette étude, une recevabilité positive est prononcée si l’entreprise a transmis tous les documents démontrant qu’elle a pris en compte les exigences de la norme NF X46-010 – l’entreprise a alors 3 mois pour procéder à la réalisation de son audit siège de pré-certification.

Si l’entreprise n’a pas transmis tous les éléments démontrant qu’elle a pris en compte les exigences de la norme NF X46-010, le dossier est renvoyé pour complément à l’entreprise qui dispose alors d’un délai maximal de 6 mois pour le compléter – une nouvelle étude documentaire est réalisée à réception des documents complémentaires. Son délai peut varier de 2 semaines à 6 semaines suivant le nombre et la nature des compléments attendus.

Attention, cette étape de recevabilité n’est en aucun cas un audit exhaustif des documents. L’auditeur qui examinera les éléments pourra commenter certains documents transmis pour mettre en évidence des manques ou des incohérences. Il est notamment à noter qu'un dossier recevable n’est pas synonyme d’un dossier conforme. Le rapport de recevabilité ainsi établi permettra à l’entreprise de préparer son audit siège de Pré-certification.

Audit Siege de pré-certification

  • Réalisation : maximum 3 mois après la notification recevabilité positive du dossier
  • Durée : 1 jour sur site pour une entreprise de moins de 10 salariés
  • Délai : 2 semaines (10 jours ouvrés) pour réponses aux écarts de la part de l’entreprise + 2 semaines pour analyse des réponses par l’auditeur + délai pour passage au comité (comité toutes les 3 semaines).

L’audit siège de pré-certification est l’occasion de vérifier au siège de l’entreprise de la maitrise par celle-ci de son manuel de management de la qualité « amiante » et de vérifier de la conformité de celui-ci.

Exemple : exigence du § 5.6.3 Suivi médical – l’auditeur va vérifier que les aptitudes médicales respectent les exigences concernant les travailleurs exposés à l’amiante et que les délais entre les visites médicales indiquées dans la procédure de l’entreprise sont conformes avec la réglementation en vigueur. L’auditeur va également regarder si les dispositions relatives au suivi des expositions des salariés pendant sa période de travail et après son départ de l’entreprise sont conformes avec les exigences normatives et réglementaires. ».

A la suite de la présentation du rapport de l’audit siège de pré-certification, si celui-ci n’a pas révélé de lacunes bloquantes et si les réponses aux écarts de l’entreprise sont cohérentes, l’entreprise peut se voir attribuer un pré-certificat pour la réalisation d’un premier chantier, sous un délai de 6 mois.

Si l’analyse de l’audit siège de pré-certification n’est pas concluante, l’entreprise peut être amenée à devoir transmettre de nouveaux éléments qui feront l’objet d’une étude documentaire après leur transmission. Dans de rares cas, l’entreprise doit refaire un nouvel audit siège de pré-certification (par exemple, en cas d’absence de connaissance par le personnel audité du référentiel de l’entreprise).

A noter : Avant l’obtention de son pré-certificat, l’entreprise ne peut réaliser aucun chantier de retrait d’amiante. Ainsi, de la recevabilité jusqu’à l’audit siège de pré-certification (période pouvant aller de 3 à 18 mois), l’entreprise ne peut déposer aucun plan de retrait. Il lui faut attendre une décision positive suite à la présentation de son rapport d’audit siège de pré-certification en comité pour pouvoir présenter un seul et unique chantier, et ce, quel que soit le nombre de chantier qu’elle aura obtenu.

Audit de 1er chantier

  • Réalisation : 6 mois prolongeable 6 mois maximum – sous réserve de la déclaration d’un 1er chantier par l’entreprise
  • Durée : 1 jour sur site (quel que soit l’effectif de l’entreprise)
  • Délai : 2 semaines (10 jours ouvrés) pour réponses aux écarts de la part de l’entreprise + 2 semaines pour analyse des réponses par l’auditeur + délai pour passage au comité (comité toutes les 3 semaines)

A compter de la délivrance du pré-certificat, l’entreprise dispose d’un certificat qui lui permet de réaliser un seul et unique chantier, et ce, quel que soit le nombre de chantier qu’elle aura obtenu.

L’audit de 1er chantier est un audit sur « rendez-vous ». Il doit être réalisé à l’occasion du premier chantier déclaré par l’entreprise et se dérouler durant une phase de retrait, c’est-à-dire, durant la mise en œuvre par l’entreprise d’un processus de retrait. L’objectif de cet audit est de vérifier la capacité de l’entreprise à préparer son chantier (analyse des risques, préparation du chantier, …), à le réaliser (protection collective et individuelle, application du processus, mesures et contrôles,…), et à enregistrer cette réalisation.

A la suite de la présentation en comité du rapport de l’audit de 1er chantier, si celui-ci n’a pas révélé de lacunes bloquantes et si les réponses aux écarts de l’entreprise sont cohérentes, l’entreprise peut se voir attribuer un certificat probatoire pour 2 ans.

Si l’analyse de l’audit de 1er chantier n’est pas concluante, l’entreprise peut être amenée à devoir transmettre de nouveaux éléments qui feront l’objet d’une étude documentaire après leur transmission. Dans de certains cas, l’entreprise doit refaire un nouvel audit de 1er chantier (par exemple, en cas d’absence de maitrise de l’analyse de risque de l’entreprise, ou en cas de maitrise insuffisante de la mise en œuvre du plan de retrait).

Certification probatoire

La certification probatoire est délivrée pour 2 ans (prolongeable 1 an maximum) – sous réserve du maintien suite aux audits de surveillance annuelle et sous réserve de l’absence de carence de chantier supérieure à 12 mois.

Après avoir passé avec succès l’étape de pré-certification (audit siège de pré-certification + audit de 1er chantier), l’entreprise se voit attribuer un certificat probatoire pour 2 ans sous réserves de la réalisation:

  • D’un audit siège annuel de surveillance (Durée minimum 1 jour. La durée de l’audit est variable en fonction de l’effectif et du nombre de sites/dépôts déclarés par l’entreprise) ;
  • D’au moins un audit chantier inopiné annuel (entreprise < 10 salariés) ;

Attention, le fait d’être certifié à titre probatoire ne signifie pas que la certification est acquise pour 2 ans. En effet lors de ces audits de surveillance annuelle, en fonction du résultat des audits, des décisions peuvent être prises pour demander des examens documentaires, des audits complémentaires. Dans le cadre d’un audit chantier inopiné, si celui-ci révèle des non conformités critiques, le certificat de l’entreprise peut faire l’objet d’une suspension et voir même d’un retrait.

A la fin de cette période de certification probatoire, l’entreprise est invitée à présenter 3 dossiers de références (étape dite de « certification ») choisis par GLOBAL Certification® dans la liste des chantiers déclarés par l’entreprise, n’ayant pas déjà été audités.

L’analyse de ces 3 dossiers fait l’objet d’une étude documentaire par un auditeur avant présentation au Comité. Suivant l’analyse de ces dossiers, et l’examen des différents audits de surveillance de l’entreprise, si ceux-ci n’ont pas révélé de lacunes bloquantes et si les réponses aux éventuels écarts de l’entreprise sont cohérentes, l’entreprise peut se voir attribuer un certificat pour 5 ans.

Dans certains cas, si l’analyse des dossiers de référence et l’examen des différents audits de surveillance de l’entreprise ne démontre pas d’une maitrise de l’activité « amiante », l’entreprise ne peut pas se faire attribuer un certificat pour 5 ans. Suivant le cas, on prolongera son certificat de probatoire de 1 an pour organiser une surveillance complémentaire ou l’entreprise pourra être rétrogradée à l’étape de 1er chantier ou même avant.

Certification

  • Délai : 5 ans prolongeable – sous réserves du maintien suite à audit de surveillance annuel et sous réserve de l’absence de carence de chantier supérieure à 12 mois.

Après avoir passé l’étape de certification probatoire et l’analyse de 3 dossiers de référence avec succès, l’entreprise se voit attribuer un certificat pour 5 ans sous réserves de la réalisation :

  • D’un audit siège annuel de surveillance ; (Durée minimum 1 jour. La durée de l’audit est variable en fonction de l’effectif et du nombre de sites/dépôts déclarés par l’entreprise)
  • D’au moins un audit chantier inopiné annuel (entreprise < 10 salariés) ;

Attention, le fait d’être certifié, n’implique pas que la certification est acquise pour 5 ans. En effet, comme dans le cadre de la certification probatoire, lors des audits de surveillance annuelle, des décisions peuvent être prises pour demander des examens documentaires, des audits complémentaires. Dans le cadre d’un audit chantier inopiné, si celui-ci révèle des non conformités critiques, le certificat de l’entreprise peut faire l’objet d’une suspension ou d’un retrait.

A la fin de cette période de certification, l’entreprise est invitée à présenter à nouveau 3 dossiers de références choisis par GLOBAL Certification® dans la liste des chantiers déclarés par l’entreprise, n’ayant pas déjà été audités.

L’analyse de ces 3 dossiers fait l’objet d’une étude documentaire par un auditeur avant présentation au Comité. Suivant l’analyse de ces dossiers, et l’examen des différents audits de surveillance de l’entreprise, si ceux-ci n’ont pas révélé de lacunes bloquantes et si les réponses aux éventuels écarts de l’entreprise sont cohérentes, le certificat de l’entreprise peut faire l’objet d’un renouvellement pour 5 ans.

Dans certains cas, si l’analyse des dossiers de référence et l’examen des différents audits de surveillance de l’entreprise ne démontre pas d’une maitrise de l’activité « amiante », l’entreprise pourra voir son certificat ne pas être renouvelé. Suivant le cas, l’entreprise pourra être rétrogradée à l’étape de certification probatoire ou même avant.

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